地鐵建設信息管理的幾點考慮

【摘要】管理信息系統(tǒng)的建設有助于地鐵建設業(yè)主實現(xiàn)其最重要的企業(yè)目標，即有效地控制項目工程投資和縮短工程建設周期。而成功地實行地鐵建設信息管理，離不開領導的重視和各方配合，同時應該注意早規(guī)劃、標準化、高起點、根據(jù)業(yè)務需求及時化等問題。
【關鍵詞】信息 管理系統(tǒng) 資源共享 標準化

0緒言
公司的最主要業(yè)務是承擔建設城市地鐵。眾所周知，地鐵的建設是一項非常復雜的系統(tǒng)工程，其特點是建設周期較長，投資額巨大，同時工期緊，質量要求高，建成后運營成本大，項目的盈利能力差。因此作為地鐵的建設業(yè)主，有效地控制項目工程投資和縮短工程建設周期是兩個最重要的企業(yè)目標，這不僅關系到建設期減少籌資壓力，而且為建成后降低運營成本，增加盈利可能性至關重要。
從業(yè)主的管理角度看，地鐵建設中有幾個特點：環(huán)節(jié)多；參建單位、專業(yè)多；協(xié)調多。地鐵腕周期包括若干階段，如預可行性研究、工程可行性研究、總體設計、初步設計、施工圖設計、施工等。參與地鐵建設的單位包括業(yè)主、設計單位、施工單位、設計監(jiān)理單位和施工監(jiān)理單位等，涉及的專業(yè)包括土建、電力、機車、通信、消防等。在具體的業(yè)務運作過程中，眾多不同的參與者形成了復雜的網狀結構關系，在這些不同的參與者中，業(yè)主(地鐵公司)基本上是起著協(xié)調和項目管理的作用。
沒有管理信息系統(tǒng)，建設項目的管理只能是粗放式的，設汁成果的轉移和協(xié)調也只能手工完成。其結果是，業(yè)主難以動態(tài)深入地分析項目，用更多的定量數(shù)據(jù)全面掌握項目實際狀況，做到科學合理決策，有效控制項目進度和資金。同時設計成果的傳輸物化過程效率低下且很容易出錯；大量建筑圖紙和技術文檔以不同的格式和介質動態(tài)地存儲在不同的部門，由此可能產生大量的異構數(shù)據(jù)；設汁變更牽扯到不同單位使用數(shù)據(jù)的準確性等。如此等等都加大了業(yè)主的管理成本及協(xié)調難度，同時難以提高管理效率。
作為地鐵業(yè)主如何解決這些問題，實現(xiàn)有效地控制項目投資和縮短工程建設周期的目標?從以上的描述中不難發(fā)現(xiàn)，有效地解決各專業(yè)、各單位、各工種等的協(xié)同問題將有助于縮短工程建設周期并降低相應的投資額度。而我們知道協(xié)同的前提是信息資源的共享，在這個過程中，僅僅靠領導的精心組織和員工的盡心竭力是難以奏效的。“工欲善其事，必先利其器”，面對地鐵建設中眾多的環(huán)節(jié)、大量的地鐵參與單位及人員、浩繁各異的信息，必須依靠現(xiàn)代的管理手段和現(xiàn)代化的工具，建設以工程管理為核心，工程項目管理為主線，使工程設計、監(jiān)理、施工和管理實現(xiàn)一體化的信息管理系統(tǒng)并有效地利用它，才有可能事半功倍地實現(xiàn)企業(yè)目標。對于地鐵建設的信息管理系統(tǒng)建設有幾點需要引起注意。
1 應盡早規(guī)劃、建立管理信息系統(tǒng)的總體框架
企業(yè)信息系統(tǒng)建設是一個龐大的系統(tǒng)工程。何時建設最合理?這既要考慮投資效益又要考慮業(yè)務發(fā)展需要及公司發(fā)展戰(zhàn)略。對于管理者來說往往是—個兩難的選擇：一種是從頭開始，全盤考慮一個新的管理信息系統(tǒng)，即按某種設想并考慮今后的發(fā)展，甚至借鑒現(xiàn)在某個成功的企業(yè)構建一個管理信息系統(tǒng)，其好處是沒有歷史的負擔，技術上沒有新系統(tǒng)與老系統(tǒng)的接口、數(shù)據(jù)轉換等一系列問題，資源利用率高，減少重復投資，可以高標準、高起點設計和實施；而且由于建設大型企業(yè)的管理信息系統(tǒng)需要有較大投資，但相對于地鐵建設的總投資來說，其所占比例卻很小，因此投資在建設期容易分攤。但缺點是一來前期大的投資可能造成大量設備和資源閑置或浪費；二來因為未來企業(yè)的發(fā)展和業(yè)務定位有太多的不定因素，信息技術和信息工具的更新?lián)Q代又日新月異，因此系統(tǒng)的前瞻性難以保證，投資效益較差。另一種是先期不規(guī)劃建設，隨著企業(yè)的發(fā)展和業(yè)務需要再建立相應的管理信息系統(tǒng)，當企業(yè)業(yè)務和管理策略和遠期目標基本穩(wěn)定后，再將那些已建成的獨立系統(tǒng)集成，并擴充建成企業(yè)管理信息系統(tǒng)。這種方式好處是前期不需大的投資，建立與業(yè)務相關的管理信息系統(tǒng)也可以在一定時期內滿足管理需要，系統(tǒng)的功能容易把握，選擇的軟件和硬件靈活性好。其缺點是由于對企業(yè)的信息資源沒有規(guī)劃，各個項目的開發(fā)都難免缺乏全局觀念，建成系統(tǒng)越多企業(yè)內部的“信息孤島”也就會越多，最終導致資源浪費，管理難度加大和成本增加，且為以后系統(tǒng)集成造成了困難，這就違背了企業(yè)信息化的初衷。而且，由于地鐵項目在短期內難以盈利，故建成后再花費大量投資去完成信息系統(tǒng)建設是很難的，因此資金籌措也將是一個大問題。
鑒于這些考慮，本人認為，提前開展公司管理信息系統(tǒng)的建設規(guī)劃等基礎工作十分重要，如構建管理信息系統(tǒng)總體框架，確定信息系統(tǒng)的結構應是動態(tài)和開放的，規(guī)劃信息資源；開展信息標準化建設；組建
高速、穩(wěn)定、可靠的網絡信息平臺；制定開發(fā)計劃等。因為這樣既可以在地鐵建設中規(guī)劃出系統(tǒng)建設投
資，保證今后資金需要，又可以避免超前開發(fā)造成的資金和資源浪費。同時對于以后開發(fā)各業(yè)務的相關管理信息系統(tǒng)制定統(tǒng)——標準和遵循原則。使后開發(fā)的系統(tǒng)滿足統(tǒng)一規(guī)范，符合總體規(guī)劃、不重復開發(fā)、與
已開發(fā)系統(tǒng)兼容并資源共享、補充和完善原有系統(tǒng)功能。這些基礎工作相互關聯(lián)，如系統(tǒng)總體框架的形成要基于對信息資源的規(guī)劃基礎上，而信息資源規(guī)戈咆含對現(xiàn)有業(yè)務和未來目標進行需求分析、對現(xiàn)有組織結構及職能和未來發(fā)展進行分析、系統(tǒng)數(shù)據(jù)需求分析等若干工作。也只有在充分調研和分析基礎上才能確定系統(tǒng)和數(shù)據(jù)模型，確定各子系統(tǒng)接口。這些基礎工作提前進行的好處是容易控制投資，具有較強的指導意義，在業(yè)務發(fā)展的同時有效利用現(xiàn)代信息工具科學管理、避免盲目建設，同時也相對節(jié)省投資。
2 重視企業(yè)信息標準化工作
企業(yè)信息資源共享是企業(yè)協(xié)同工作的前提，信息資源共享要通過系統(tǒng)集成實現(xiàn)，而系統(tǒng)集成的實現(xiàn)依賴于信息標準化。信息標準化與網絡設備同為信息化建設的兩大基礎性工作。如果企業(yè)忽略信息標準化工作，導致信息標準貧乏、信息處理工作不規(guī)范，從而將難于進行信息交換和實現(xiàn)信息共享，嚴重影響信息資源的充分利用和制約信息化建設的發(fā)展。可見信息標準化是信息系統(tǒng)成敗的關鍵之—。在國外發(fā)達國家，建立信息系統(tǒng)時，就非常重視信息資源標準化、系統(tǒng)分析和整體規(guī)劃。我們應吸取其先進、成功經驗，在規(guī)劃企業(yè)管理信息系統(tǒng)之初，就做到標準先行。
2．1標準化的基本內容
企業(yè)信息化建設中的標準化工作是一項具有知識密集、資料密集、工作量大等特點的基礎性系統(tǒng)工程，主要包含制定信息指標體系標準、信息分類編碼標準、信息系統(tǒng)開發(fā)標準及信息交換接口標準等幾方面工作。所謂信息指標體系是指一定范圍內所有信息的標準，按其內在聯(lián)系所組成的、科學的有機整體，是企業(yè)進行經營管理的基礎，它應具有目標性、集合性、可分解性、相關性、適應性和整體性等特征：信息分類編碼標準化指遵循某種原則對—些常用的、重要的數(shù)據(jù)元素進行分類和代碼化；信息系統(tǒng)開發(fā)標準化主要指在系統(tǒng)開發(fā)中遵守統(tǒng)一的系統(tǒng)設計規(guī)范、程序開發(fā)規(guī)范和項目管理規(guī)范；信息交換接口標準化是指對信息系統(tǒng)內部和信息系統(tǒng)之間各種軟件和硬件的接口與聯(lián)系方式以及信息系統(tǒng)輸入和輸出的格式制定規(guī)范和標準，包括網絡的互聯(lián)標準和通信協(xié)議、異種數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)交換格式，不同信息系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)的轉換方式等。所有這些工作有些需要在規(guī)劃管理信息系統(tǒng)時就進行有些會貫穿在企業(yè)整個管理信息系統(tǒng)開發(fā)、建設甚至運行過程中。
2．2企業(yè)標準化應采用的方法和策略
企業(yè)信息標準化建設應以面向過程的業(yè)務流程為主線進行考慮和分析，制定標準必須按照已頒布的國
際標準——國家際準——行業(yè)標準——企業(yè)標準的原則進行，建立科學、實用、完善的信息化標準體系。
2．2．1 統(tǒng)一標準與自定標準相結合
首先要調查全企業(yè)信息資源情況，搞清各類信息的分布與處理流程，并參照和引用已經頒布的國際標準、國家標準或行業(yè)標準，如軟件開發(fā)規(guī)范、國家行政區(qū)劃代碼、國民經濟行業(yè)分類與代碼、人事信息代碼等，對于無國際標準、國家標準以及行業(yè)標準可循，則遵照信息系統(tǒng)分類編碼的基本原則和方法、信息分類編碼的編號規(guī)定等標準，編制企業(yè)信息標準體系，確定信息標準規(guī)范所包括的各項內容及其相互關系。建立起企業(yè)自己的科學、實用、完善的信息指標體系結構。
地鐵建設與管理企業(yè)的信息編碼，需要符合眾多專業(yè)、部門或子公司要求甚至還要考慮與各合作伙伴的信息交換要求。信息的分類與取值是否科學和合理直接關系到信息處理、檢索和傳輸?shù)淖詣踊脚c效率，信息代碼是否規(guī)范和標準影響和決定了信息的交流與共享等性能。因此，信息分類必須遵循科學性、系統(tǒng)性、可擴展性、兼容性和綜合性等基本原則，從系統(tǒng)工程的角度出發(fā)，把局部問題放在系統(tǒng)整體中考慮，達到全局優(yōu)化效果。設計編碼系統(tǒng)應注意幾點原則：唯一性， 即一個目標只有惟一的一個代表它的編碼，反之，一個編碼唯一識別一個目標；節(jié)約性，即科學編碼在結構上的冗余度應為零；明確性，即對每組代碼和代碼的每個構成符號都賦予明確的分類含義；簡單性，即編碼的排列方式應切合目標工作的實際流程。
遵守軟件工程的設計規(guī)范，準確詳細地制定系統(tǒng)開發(fā)標準，如確定項目管理規(guī)范、系統(tǒng)設計規(guī)范、程序開發(fā)規(guī)范、開發(fā)過程中各類問題(如設計問題、程序問題等)的處理規(guī)范和修改規(guī)則，文檔的編寫維護規(guī)范等，以保證信息系統(tǒng)的開發(fā)過程標準化。注重制定系統(tǒng)接口標準，對各子系統(tǒng)的硬件、軟件及網絡接口統(tǒng)一標準，對業(yè)務中的單證、票據(jù)、賬冊、報表文件格式和統(tǒng)計口徑制定統(tǒng)一標準，定義企業(yè)中各子公司或各下級單位數(shù)據(jù)文件傳送標準等。信息系統(tǒng)的質量與接口的標準化密切相關，接口標準化是信息標準化的重要一環(huán)。
2．2．2 信息系統(tǒng)結構柔性化，提高環(huán)境適應性
信息指標體系應具有科學性、前瞻性，并且要求在制定后可以保持一個時期的相對穩(wěn)定。然而社會在前進，企業(yè)也在發(fā)展，要求信息指標體系在指定后一成不變是不現(xiàn)實的。由于環(huán)境的變化和管理體制改革的不斷深入發(fā)展，也必定導致信息編碼的變化。另外，在進行項目調研和需求分析時，要求用戶完全準確地描述系統(tǒng)的要求也是難以實現(xiàn)的。因此，在信息系統(tǒng)開發(fā)和實施的過程中，唯一不變的事實是始終有變化。為了適應不斷變化的環(huán)境，信息系統(tǒng)的結構應是柔性的、動態(tài)可擴充的，具有良好的兼容性和開放性。如保證在遵循統(tǒng)一規(guī)范和滿足全局要求的基礎上，可以根據(jù)需要擴充系統(tǒng)的某些功能，也可以增加信息集或信息集中的數(shù)據(jù)項以及進行信息代碼的擴充和修改。
3 根據(jù)業(yè)務發(fā)展需求建立信息管理子系統(tǒng)
要根據(jù)業(yè)務發(fā)展或業(yè)務中可能遇到的難題，盡早、盡快建立相應的信息管理子系統(tǒng)，提高科學管理水平，減少失誤，降低成本。如建設項目管理子系統(tǒng)、設計管理子系統(tǒng)，財務管理子系統(tǒng)、合同管理子系統(tǒng)等，這對理順各個管理環(huán)節(jié)的關系，綜合協(xié)調人力、物力和財力，提高管理效率，進而為管理決策提供依據(jù)非常重要。
如對地鐵建設業(yè)主而言，首要的業(yè)務是建設地鐵，而對建設地鐵這個龐大工程項目的管理更是一項復雜的系統(tǒng)工程，管理過程中許多因素相互制約，相互關聯(lián)。—般來說，目前的工程項目管理包含：項目綜合管理、項目計劃進度管理、項目投資費用管理、工程質量管理、項目人力資源管理、項目采購管理等諸多方面的內容。如果沒有一個相應的、高效的管理信息系統(tǒng)輔助，是難以做到有效控制工程成本、質量和進度的。因此盡早建立工程項目管理信息系統(tǒng)對保證項目的順利進行，完成工程預定目標，節(jié)約工程成本是十分必要的。又如地鐵建設工程中，常常由于工程變更導致進度和資金難以控制，如果早期能將工程設計文檔管理、工程設計變更管理和物料清單管理統(tǒng)一考慮，建立起相互的共享和對應關系，就會有效地提升了工程設計和施工過程中的傳輸效率。另外，文檔共享也有助于使設計過程中發(fā)現(xiàn)的問題和缺陷能盡早地得到解決，這無形中降低了工程變更的頻率，并使工程變更盡可能地向設計的上游移動，最終降低變更帶來的成本和時間花費。
建立各子系統(tǒng)的策略不—定要堅持“自我開發(fā)”，這樣可能結果難以如意。究其原因可能有如下幾點：其一，開發(fā)周期的限制，一旦領導決定要建，則建設項目的周期一般不會太長，在較短的時間內開發(fā)較大的管理軟件困難重重；其二，開發(fā)人員的知識結構不完善，開發(fā)地鐵的管理軟件(如項目管理軟件)不是一個純計算機技術問題，也不是單憑開發(fā)人員聽取幾次業(yè)務流程介紹就可以解決的；其三，開發(fā)資金的限制；其四，開發(fā)方法不得當?shù)取１救苏J為采用在企業(yè)信息管理總體規(guī)劃和標準化要求下，引進優(yōu)秀的軟件及實施項目的公司，逐漸開發(fā)、完善、集成的策略更可取。優(yōu)秀的專業(yè)系統(tǒng)項目實施公司可以帶來先進的管理思維和方法，推動企業(yè)的現(xiàn)代化管理。在軟件的選擇上應充分考慮其實用性和先進性，盡量采用技術成熟的產品，同時還必須符合系統(tǒng)總體的標準性和開放性原則。比如在項目管理信息系統(tǒng)的建設中，可以選擇享譽國際的優(yōu)秀項目管理軟件，并在此基礎上進行二次開發(fā)，補充和完善功能盡快形成自己需要的項目管理信息系統(tǒng)。
4 領導重視是關鍵，人才籌備是必須
領導的重視和主要管理者的支持是信息管理系統(tǒng)成敗的關鍵條件。“—把手原則”已被我國計算機應用各領域的成功經驗所證明，也被普遍接受為信息系統(tǒng)建設的首要原則。領導重視和直接參與構建企業(yè)管理信息系統(tǒng)，可以將其經營理念、決策思路和管理思想融于其中，同時對于建立更加合理有效的組織結構及進行資源調配具有重要意義。使得建成的管理信息系統(tǒng)真正能起到提升公司的核心競爭力和綜合實力，支撐公司的管理目標，服務于未來的公司發(fā)展戰(zhàn)略。
地鐵公司的管理信息系統(tǒng)的建設是一項非常復雜的系統(tǒng)工程，涉及計算機技術、網絡技術、符合現(xiàn)代企業(yè)管理要求的企業(yè)管理技術；建設和經營管理的各個環(huán)節(jié)和各個層次；企業(yè)管理方式的變化和流程的調整；與應用管理信息系統(tǒng)相適應的機構與崗位的調整、信息公開和規(guī)范化管理所導致的管理人員的權限變化等。企業(yè)信息系統(tǒng)的成功經驗是“三分軟件，七分實施，十二分管理”，可見管理的重要性。因此，為了保證管理信息系統(tǒng)工程的成功，應建立起相應的管理組織，如由企業(yè)老總牽頭，企業(yè)的高級技術和管理班升目應人員參與組成領導小組，從全局上權衡、協(xié)調、審定方案，最終作出決策，以指導下級項目組組織實施。由老總統(tǒng)一指揮，更有利于整個企業(yè)統(tǒng)一目標，統(tǒng)一步調，上下貫通，順暢銜接，有效調度，默契配合。
實施企業(yè)管理信息系統(tǒng)工程，必須注重培養(yǎng)自己的技術人才。無論是總體規(guī)劃和信息資源規(guī)劃階段，還是后續(xù)系統(tǒng)開發(fā)階段，都要有自己的技術人員參與，培養(yǎng)和鍛煉一支思想素質高、技術過硬的隊伍。因為前期的工作包括規(guī)劃、開發(fā)都只是信息系統(tǒng)工程的一部分，運行后的維護；根據(jù)企業(yè)管理模式、管理思想及業(yè)務的變化，進行二次開發(fā)等更多的工作要完成。如果沒有—支相對穩(wěn)定和技術過硬的自己的隊伍，是難以保證其系統(tǒng)的延續(xù)性和有效發(fā)揮作用。應該讓我們自己的系統(tǒng)分析員和技術人員自始至終積極參與規(guī)劃，并虛心向引進的先進項目咨詢公司和軟件實施公司的技術人員學習，努力掌握信息系統(tǒng)理論和先進的實施工具和方法。有計劃、有步驟地進行計算機技術、企業(yè)管理技術、信息管理系統(tǒng)建設人才等的籌備。